Tổ Chức Hội Thảo Hội Nghị

tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội thảo là một sự kiện mang tính chất quan trọng, cần xem xét, đòi hỏi nhiều thời gian, kế hoạch và nguồn lực để làm thế nào có thể diễn ra thành công, hoặc lựa chọn đơn vị tổ chức uy tín.Đừng ngại hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

Là đơn vị được thành lập năm 2015 với nhiều kinh nghiệm đã tổ chức cho nhiều doanh nghiệp, cơ quan, hơn 300 chương trình diễn ra thành công, chuyên tổ chức hội thảo hay tổ chức hội nghị trong nước và quốc tế như hội nghị khách hàng, hội nghị tổng kết, hội thảo các ban ngành mang đến sự hài lòng và sự tin tưởng yên tâm khi lựa chọn Bảo An Event.

Quy Trình Tổ Chức Hội nghị – Tổ chức Hội Thảo

Nếu bạn đang băn khoăn không làm thế nào để có thể tổ chức hội thảo 1 cách chuyên nghiệp, có khó khăn gì khi tổ chức ? Vậy tổ chức hội thảo như thế nào để hiệu quả nhất, cùng chúng tôi tìm hiểu các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp hiện nay nhé.

Mục đích – Chủ đề hội thảo hội nghị

Xác định mục tiêu của hội thảo là bước đầu tiên quan trọng. Bạn phải có thể trả lời rõ ràng cho câu hỏi: tại sao chúng tôi tổ chức hội thảo này? nên bạn sẽ hiểu mình đang mong đợi điều gì từ sự kiện này. Dựa trên những yếu tố này, bạn sẽ xây dựng một kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo cụ thể. Việc xác định trước mục tiêu của sự kiện sẽ cho phép bạn biết chính xác loại hội thảo nào cần tổ chức và do đó thành công trong việc tổ chức.

Chủ đề hội thảo là yếu tố quan trọng cho chương trình để xây dựng nội dung, kịch bản, chính vì thế bạn nên cân nhắc khi đưa ra chủ đề hội nghị hội thảo của mình

hội nghị hội thảo

Địa điểm tổ chức – Cơ sở vật chất

Địa điểm lựa chọn của bạn phải là nơi gần trung tâm, thuận tiện di chuyển đối với mọi phương tiện, địa điểm có không gian rộng, thoải mái, tất cả các cơ sở vật chất cần thiết đáp ứng nhu cầu để làm cho mọi khía cạnh để tổ chức sự kiện hội nghị thành công. Điều này bao gồm thiết bị âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu.

  • Wi-Fi – Một trong những khó khăn lớn nhất đối với các hội nghị lớn hơn là tìm địa điểm có Wi-Fi có thể đáp ứng nhu cầu sử dụng của nhiều đại biểu, nhiều khách mời. Chính về thế nếu bạn cần thiết sử dụng wifi, bạn nên xem xét và kiểm tra để chắc chắn nó đáp ứng yêu cầu của mình.
  • Dịch vụ ăn uống hội nghị:   Quyết định xem bạn có cần thiết dịch vụ ăn uống hay không. Đây có thể là một khoản chi phí lớn cho bạn nhưng cũng là một lợi ích lớn cho các đại biểu. Nếu bạn không chọn dịch vụ ăn uống thì phải chuẩn bị ( trà và cà phê trong giờ giải lao là điều cần thiết ).
  • Thiết bị phục vụ hội thảo :  Các bài thuyết trình cần phải diễn ra trên một sân khấu có tầm nhìn tốt cho khán giả và tất cả các thiết bị phải đảm bảo bao gồm như micro, màn hình led hoặc máy chiếu, màn chiếu và không thể thiếu đó là âm thanh.

hôi nghị hội hội thảo khách sạn

Thiết lập Ngân sách

Thiết lập ngân sách là một yếu tố lớn và bạn phải cẩn thận khi nói đến mọi khía cạnh của việc lập ngân sách. Có hai quyết định bạn cần đưa ra khi quyết toán ngân sách là hội nghị của bạn sẽ được tổ chức trong một hoặc hai ngày và tất cả sẽ diễn ra trên 1 địa điểm chung hay khác địa điểm. Bạn cần nêu ra dự phòng để có thể thiết lập nên chi phí và tất nhiên nó phải có dự trù trong các vấn đề phát sinh

Các chi phí bạn có thể lên kế hoạch như sau: Thuê địa điểm,  Dịch vụ ăn uống, thiết bị thuê, chi phí diễn giả, khách sạn, vận chuyển, chi phí in ấn, tài liệu…Nếu bạn đã có ngân sách cụ thể thì cần phân bổ cho các hạng mục cần chi tiêu và đừng quên các khoản nhỏ nó sẽ khiến bạn suy nghĩ và cân nhắc đó.

Xác định thời gian – Kịch bản chương trình

  • Xác định thời gian tổ chức để chúng ta lên kế hoạch mời khách mời, diễn ra thông qua thông báo hoặc gửi email.Bạn xác định được tổ chức bạn sẽ nắm bắt được những công việc mình cần làm tiếp theo ví dụ truyền thông cho sự kiện đó, chuẩn bị tài liệu khách mời, và xác định có nên áp dụng hội nghị trực tuyến vào sự kiện của mình để tiếp cận mọi khách hàng tiềm năng hay không.
  • Kịch bản chương trình : Kịch bản chương trình được giao cho ban tổ chức hội nghị, hội thảo: chịu trách nhiệm lập kế hoạch, xây dựng chương trình, điều phối hoạt động của các tiểu ban, chỉ đạo mọi hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo, điều phối chương trình theo kế hoạch đề ra.Chịu trách nhiệm sử lý mọi hoạt động diễn ra chương trình
  • 1

Công tác chuẩn bị trước khi bắt đầu hội thảo

Bước cuối cùng là chúng ta cần chuẩn bị những tài liệu, thiết bị, kiểm tra dà soát và phân chia công việc cho người phụ trách

  • Chuẩn bị các tài liệu liên quan, bản thuyết trình của diễn giả, đoàn đón khách
  • Chuẩn bị hội trường, bố trí chỗ ngồi, âm thanh ánh sáng, trang trí khánh tiết, văn nghệ (nếu có) …
  • Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm nếu có (teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón, bút và sổ ghi chép,…)
  • Khởi động trước chương trình vài tiếng để có thể an tâm về các thiết bị đảm bảo trong suốt quá trình diễn ra

Trên đây là bài viết quy trình tổ chức hội nghị hội thảo, Qúy khách có nhu cầu cần tư vấn tổ chức hội nghị, hội nghị trực tuyến hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn tốt nhất về dịch vụ

Công Ty Sự Kiện Bảo An – Bảo An Event

Địa chỉ : Sài Đồng – Long Biên – Hà Nội

Điện thoại : 0858.112.797 – 0365.136.630

Email: baoanevent@gmail.com

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error: Content is protected !!