Cách lập kế hoạch cho sự kiện hội nghị trực tuyến

23

Tổ chức hội nghị trực tuyến là sự kiện được tổ chức bằng cách sử dụng nền tảng phát trực tuyến như zoom, webinar, microsoft team, webex... hoặc nền tảng truyền thông xã hội kết hợp trực tuyến như Youtube, Facebook. Bất kể họ đang ở đâu và họ có thể thuộc quốc gia nào, bất kỳ người nào cũng có thể tham gia vào một sự kiện trực tuyến của bạn. Tất nhiên, hai điều cần thiết nhất để có thể tạo nên thành công của sự kiện đó là kế hoạch và thiết bị trực tuyến.

Các sự kiện hội nghị trực tuyến đã giúp giảm thiểu chi phí đi lại và ăn ở, cũng như phòng trừ dịch bệnh COVID lây lan ra cộng đồng, những người tham gia trực tuyến họ không cần phải bước ra khỏi nhà, chỉ cần có những chiếc smartphone hoặc máy tính xách tay, máy tính để bàn là có thể tham dự buổi họp trực tuyến.Nếu bạn phải bỏ lỡ việc đi sự kiện, với các sự kiện trực tuyến thì khác, bạn có thể xem sau khi sự kiện kết thúc, kể cả sau khi phát trực tiếp. Nhiều nền tảng cho phép bạn ghi lại sự kiện của mình cả năm để khán giả tham khảo và xem lại buổi trực tuyến đó của mình.

sự kiện trực tuyến

Hơn bất cứ điều gì, các sự kiện trực tuyến đã mở ra nhiều con đường hơn để thu hút các diễn giả trên toàn thế giới. Thật không dễ dàng để đôi khi có được những người nổi tiếng trong các lĩnh vực tương ứng vì lịch trình bận rộn của họ. Tuy nhiên, các sự kiện trực tuyến đã làm cho việc này trở nên dễ dàng hơn.

Một số ví dụ về sự kiện trực tuyến bao gồm

  • Hội nghị hội thảo trực tuyến
  • Triển lãm thương mại trực tuyến
  • Dạy học Online
  • Gây quỹ từ thiện
  • Trao đổi công việc doanh nghiệp Online
  • Chia sẻ kinh nghiệm

Những sự kiện trực tuyến này rất quan trọng nhưng dựa vào các nền tảnh trực tuyến hiện đại ngày nay là bạn có thể gặp gỡ và xây dựng kết nối với mọi người từ khắp nơi trên thế giới.Tuy nhiên, việc tạo ra một sự kiện trực tuyến thành công lại là một việc khác. Có một số điều cần xem xét khi xác định tiêu chí cho một sự kiện trực tuyến thành công. Dưới đây là mẹo cho bạn về cách lập kế hoạch tổ chức trực tuyến

45

Cách tổ chức sự kiện trực tuyến

1/: Chuẩn bị kế hoạch thật tốt cho sự kiện trực tuyến

Bước đầu tiên để tổ chức sự kiện trực tuyến bạn cần lên kế hoạch cụ thể, từ ý tưởng kịch bản, địa điểm, thời gian, thiết bị trực tuyến gồm những gì? Đây là cách tốt nhất để khám phá những gì bạn muốn truyền tải đến khán giả, diễn giả nào nên giải quyết sự kiện, nền tảng tổ chức trực tuyến, chiến lược tiếp thị, chủ đề của sự kiện, v.v. Khi bạn lập kế hoạch cho sự kiện của mình, hãy ghi nhớ những câu hỏi sau

Đối tượng của bạn là ai?

Bạn muốn khán giả của mình mang theo những gì từ sự kiện của bạn?

Bạn muốn sự kiện của mình là sự kiện theo yêu cầu hay sự kiện chỉ diễn ra một lần?

Mọi người nên đăng ký sự kiện của bạn như thế nào?

Bạn nên tiếp thị sự kiện của mình như thế nào?

Thời điểm thích hợp để tổ chức sự kiện là khi nào?

Nội dung bạn muốn truyền tải là gì? Bạn muốn diễn giả khách mời của mình là ai?

23

2/: Chọn thời điểm thích hợp tổ chức trực tuyến

Lựa chọn thời điểm thích hợp để tổ chức sự kiện của bạn là điều cần thiết. Đảm bảo rằng không có ngày lễ quan trọng nào xen vào giữa việc bạn tổ chức sự kiện. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng khán giả của bạn sẽ có mặt trong thời gian đó. Và nếu quyết định này là khó khăn, hãy để khán giả làm điều đó cho bạn! Đăng một cuộc thăm dò trên để hỏi khán giả của bạn xem họ cảm thấy thoải mái hơn vào thời điểm nào.Hãy nhớ ra thời điểm thích hợp tổ chức sẽ giúp bạn tương tác tuyệt đối với người tham gia.

3/: Truyền thông tiếp thị sự kiện trực tuyến

Quảng cáo truyền thông sự kiện của bạn là một trong những bước quan trọng nhất trong quá trình này. Nếu bạn muốn tăng phạm vi tham gia sự kiện của mình, bạn phải sẵn sàng chi tiền, thời gian và công sức để tiếp thị sự kiện của mình. Đầu tư vào một nhóm tiếp thị kỹ thuật số xuất sắc là rất quan trọng vì họ sẽ giúp bạn thu được kết quả tối đa trong ngân sách của mình.Truyền thông là một lĩnh vực mà bạn sẽ dành nhiều thời gian, tiền bạc và công sức hơn. Tuy nhiên, kết quả luôn xứng đáng nếu quá trình được lập chiến lược và tích lũy tốt.

4/: Chuẩn bị các thiết bị liên quan trực tuyến

Khi toàn bộ sự kiện của bạn dựa trên thiết bị công nghệ, thì khả năng cao là bạn sẽ gặp phải những khó khăn về kỹ thuật. Có một số vòng kiểm tra và thử nghiệm của toàn bộ sự kiện trước ngày chính. nên xem các thiết bị như âm thanh ánh sáng, camera, thiết bị trình chiếu như màn led, tivi, màn chiếu, máy chiếu…Điều này sẽ giúp bạn xác định các vấn đề kỹ thuật, nếu có, trước khi sự kiện diễn ra.Nếu gặp sự cố về kỹ thuật bạn sẽ biết vấn đề nằm ở đâu và có thể sử lý ngay tốt nhất.Nếu bạn chưa có thiết bị nên thuê công ty chuyên cho thuê thiết bị hội nghị trực tuyến để đảm bảo an toàn cho sự kiện của mình

5/: Khuyến khích sự tham gia sự kiện

Mục đích chính của việc tổ chức sự kiện trực tuyến là để mọi người có được kinh nghiệm, học hỏi và xây dựng kết nối. Bằng cách trò chuyện trực tiếp và các diễn đàn tương tác, mọi người có thể trò chuyện và biết nhau.sự kiện của bạn nên thật thú vị khi có được các ý tưởng cuộc thăm dò ý kiến, vui chơi có thưởng, chia sẻ kinh nghiệm v.v., điều này sẽ giúp bạn khuyến khích được khách mời tham dự đông hơn, bạn có thể kết hợp phát trực tiếp kết hợp livetream trên Youtube, Facebook, instagram…

hội thảo trực tuyến

Phần kết luận

Lập kế hoạch cho một sự kiện đòi hỏi rất nhiều động não và cái nhìn sâu sắc về hành vi của khán giả. Đây là một công việc đòi hỏi sự lao động trí óc tối đa. Yêu cầu nhóm của bạn ngồi lại với nhau và có một buổi tổng kết ý tưởng chào đón tất cả các loại ý tưởng cho việc lập kế hoạch sự kiện kỹ thuật số. Điều này sẽ cung cấp cho bạn kiến ​​thức tốt hơn về suy nghĩ và ý tưởng của mọi người, và bạn không bao giờ có thể biết được những kết quả đáng kinh ngạc nào có thể truyền cảm hứng.

Các sự kiện trực tuyến đang định hình ngành công nghiệp tổ chức sự kiện thành một thứ mà nó chưa từng có trong vài năm trở lại đây. Đại dịch đã thúc đẩy chúng ta suy nghĩ về những cực đoan và di chuyển ra khỏi vùng an toàn của chúng ta. Giờ đây, điều quan trọng hơn là tập trung vào những gì khán giả yêu cầu và thu hút sự chú ý của họ. Đó là việc giải quyết vấn đề và đưa ra câu trả lời theo cách hợp tác bằng cách suy nghĩ thấu đáo.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error: Content is protected !!